Día a día el mundo se va innovando, cosas nuevas que facilitan el trabajo del hombre en cualquier aspecto, las organizaciones pueden ir removiendo al personal, por la instalación de maquinas que hacen mas rápido el proceso productivo de la entidad. Se dice que tiene que los antecedentes se remontan en los años de 1821, teniendo como finalidad agilizar los procesos administrativos de una organización. Se puede decir que fue originado en dos partes, en la cual la primera se remonta en los años de 1917 a 1964 debido a las necesidades de crear departamentos administrativos que estuvieran al tanto del desarrollo de la organización, para aprovechar así al máximo, todos esos recursos con los cual cuenta la empresa para emprender su desarrollo económico y productivo.
La segunda parte se remonta seguidamente, en el año de 1965 modernizando e actualizando las técnicas administrativas en el sector privado para así tener un mejor control y revisión tanto en la estructura organizacional como en el funcionamiento de la misma.
En el año de 1971 se legalizan estas técnicas, para tener un buen desempeño en las organizaciones productivas, teniendo en cuando diferentes acuerdos:
- "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas"
- "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atencion que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia"
- "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluacion en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios".
La organización y sistemas son procesos administrativos encargados de evaluar los manuales, normas, sistemas y todos aquellos formularios que tengan como finalidad agilizar y actualizar todos esos procesos administrativos que se desarrollen en la entidad. En sí su función es planificar, supervisar, coordinar y controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos.
Principalmente sus funciones es hacer eficiente todos esos esfuerzos de reorganización que hace la empresa y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que fue iniciado en 1965.
Características de los sistemas de organización y sistemas:
La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos:
1. Conocer el hecho o la situación que se analiza.
2. Describir tal hecho o situación.
3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
4. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio.
5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías.
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
7. Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.
Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un sistema de Organización y sistemas, las cuales se denotan así:
a. Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
b. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.
c. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores.
d. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes.
e. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento.
f. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.
g. Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
i. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc.
h. Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal.
k. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables.
j. Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas.
l. Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose, éstas se dividen así:
• Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo.
• Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis.
• Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia, y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas.
- Debe tener conocimientos especializados de los procesos administrativos, sistemas y técnicas que se desarrollan en los departamentos de la organización.
- Su capacidad de análisis debe ser mas grande que el de una persona común. Ya que debe anotar información parcial en el momento de recopilar datos.
- Ser creativo, hábil y auto confiable consigo mismo. Debe innovar para crear mayor eficiencia
- Poseer habilidades para el trato con personas, ya que trabajara con el personal de la empresa.
- Saber oír, observar, argumentar e influir en terceros. No debe interrumpir al entrevistado y debe seguir con la respuesta que él mismo ha dado.
Los tipos de organización son:
- Organización formal: Permite a las personas laborar conjuntamente en una forma eficiente. Cada miembro puede contribuir en forma mas eficiente con su trabajo, para la conversión del objetivo primordial.
- Organización informal: Es la resultante de las reacciones individuales y colectiva de los individuos ante la organización formal.
- Organizaciones sociales: Grupo de personas constituido formalmente, para alcanzar con mayor eficiencia, determinados objetivos en común que individualmente no es posible lograr.
Las Organizaciones se clasifican en:
