Diagramación

Diagramas de flujo

También llamado diagrama de actividades, son representación gráfica del algoritmo o proceso utilizado en materias como la economía, procesos industriales, entre otros. Cada uno de los pasos del proceso se representan por una serie de símbolos diferentes los cuales tienen una breve descripción de las etapas del proceso. Son de gran importancia para las empresas tantos industriales como de servicios, ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este, ademas de que son muy utilizados en todas las empresas como instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.

 El objetivo de los diagramas de flujos es el de representar de forma gráfica y sencilla, todas aquellas etapas importantes de cualquier proceso y sus interacciones, facilitando su entendimiento para que así las personas comprendan velozmente y logren analizar los procesos actuales de las organizaciones, también es útil para proponer mejoras, conocer a los clientes y proveedores de cada fase, representar los controles, etc. 

Tipos de diagramas de flujo

• Formato vertical: El flujo y las secuencias de las operaciones van de arriba hacia abajo, es decir es una lista ordenada de todos los procesos con información necesaria e importante.
  
• Formato horizontal: El flujo o la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha.
  

• Formato panorámico: En dicho diagrama se vacía toda la información del proceso pero aún así se puede apreciar mucho más rápido y sencillo que leyendo el texto completo, se puede registrar de forma horizontal o vertical.
  

• Formato arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.
  

Características de los diagramas de flujo 

• Presentan información clara, ordenada y concisa de un proceso.
• Esta formada por una serie de símbolos unidos por flechas.
• Cada símbolo representa una acción específica.
• Las flechas entre los símbolos representan el orden de realización de las acciones.
  

Técnicas para formular diagramas

Los diagramas de flujo deben ser realizados por un equipo de trabajo en el que cada persona deberá aportar ideas sobre el proceso por lo que con frecuencia este equipo será multifuncional y jerárquico. Los pasos para formular diagramas son los siguientes:

1. Primero que nada se debe de determinar el proceso que se piensa diagramar.
2. Determinar el grado de detalle. Se va a elegir que tanta información se colocara en el diagrama con el fin de entender de manera mucho mas rápida el proceso que se esta explicando. 
3. Identificar y respetar la secuencia de pasos del proceso. Situándolos en el orden que se llevara a cabo.
4. Construir el diagrama de flujo, utilizando la serie de símbolos necesarios que la organización utilice.
5. Asignar un título al diagrama y verificar que éste completo, describiendo con exactitud el proceso elegido.
   

Modelajes de procesos actuales

Primero que nada es una técnica que permite visualizar, analizar, entender, y comunicar los procesos de un sistema de interés para la organización. Es de gran utilidad en las organizaciones ya que un sistema son muy difíciles de comprender, amplios, complejos y en algunos casos confusos, es por esto que se crean los modelos que pueden dar la oportunidad de organizar y documentar la información sobre un sistema.

Tanto los diagramas de flujo como los modelajes de procesos son de gran ayuda en las organizaciones hoy en día, ya que facilitan el trabajo de una forma grande, dándole la oportunidad a cada uno de los trabajadores, entender de manera rápida, procesos ya sean industriales o administrativos que se ven día a día en las empresas, sin necesidad de tomar cursos para el entendimientos de sistemas que sean de gran dificultad para que sean entendidos.

Simplificación del trabajo

La simplificación de trabajo puede ser definida como un método que es simplemente conformado para la aplicación organizada del sentido común con el objetivo de identificar y analizar los problemas que se esten presentando en el trabajo, desarrollando así métodos mas fáciles que puedan facilitar de alguna manera las cosas.

*Características de la simplificación del trabajo:

1. El uso de una metodología para desarrollar las innovaciones.
2. El empleo sistemático de la actitud analítica.
3. El estímulo del sentido común y del ingenio creador.
4. El control de las ideas geniales desordenadas.

Proceso de trabajo

     Es aquel conjunto de uno o mas procedimientos o actividades vinculados, que colectivamente realizan un objetivo de trabajo o meta táctica, en el contexto de una estructura organizada definiendo reglas funcionales y relaciones.

• Medición del trabajo: Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se esta realizando.

Teniendo claro con exactitud el volumen del trabajo se puede obtener cierta cantidad de producción eficiente del trabajo, con dicho dato se puede establecer la cantidad que se le suministrará a cada empleado para que pueda ser ejercida de forma eficiente y rápida, dandole esa responsabilidad a cada uno de ellos.

Existen distintas técnicas y métodos para el buen desempeño y funcionamiento de la simplificación de trabajo, con objetivos claros y precisos, primero que nada debe existir un excelente orden tanto personal como de los recursos en un organización, es un paso clave para el éxito, además de enganchar personas capacitadas para cada tarea, dandole un toque claro al proceso, y una rapidez a la hora de producción. 

Uno de estos metodos es el de "Estudio de tiempos y movimientos", esta metodología es simple y clara, ya que su propio nombre dice todo, su función es medir el tiempo y movimiento que será efectuado para la elaboración de algún trabajo, dándole un tiempo aproximado con la persona mas capacitada para ejercerlo de manera eficaz y eficiente.

• Diagrama de procedimientos o procesos: Son de gran ayuda para los analistas, ya que pueden encontrar fácilmente los procesos de como se realiza la producción en la compañía, y son generados para buscar solución rápida y permanente para que los trabajadores trabajen con nuevos procesos eficientemente.

• Flujogramas: Surgen por la consecuencia de los diagramas de procedimientos, con la diferencia de que no se realiza un listo de actividades que conformen el proceso, sino que se describen de forma clara con la ayuda de ilustraciones y figuras que hacen mas rápido su entendimiento.
  

• Gráfica de la distribución física de la oficina y distribución en planta: Es utilizada mayormente para las distribuciones de las oficinas y espacios físicos que se encuentran en una organización, para así poder trabajar rápidamente según el puesto de cada quien, con los materiales y herramientas necesarios para el trabajo que se este o que se vaya a realizar. Esta técnica se utiliza tanto en las oficinas como en las plantas, ya que hacen que el trabajo fluya velozmente y eficazmente.

• Diagrama de recorrido: Este, se fundamente en la búsqueda de la facilitación del flujo de trabajo a través de la reducción de actividades de transporte innecesarias y el análisis de el traslado del personal, materiales, productos y papelería en general dentro de las áreas integrales de la organización.
  

• Gráfica de Gantt: Es un método de planeación y programación, denominado en algunas ocasiones gráfica de barras y tiene por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente, consiste en una matriz de doble entrada que lleva en las columnas el tiempo de duración y en los renglones la identificación de las actividades. Establece el orden la ejecución de las actividades y la relación de dependencia que existe entre cada una de ellas, además permite la revisión y control entre lo ejecutado y planeado.

• Gráfica CPM: Es un método de trayectoria crítica, eficaz para la planeación, programación y control de toda clase de proyectos. Su estructura básica consiste en un diagrama o red de flechas que presentan representan gráfica, lógica y secuencialmente el desarrollo de las actividades o tareas que componen el proyecto, con miras a economizar tiempos, utilizar eficientemente los recursos disponibles, e indicar previamente, los cuellos de botella.

Ventajas de la simplificación del trabajo

• Mayor rapidez de respuestas ante oportunidades de negocio.
• Mejora de las relaciones internas y externas.
• Ahorro de costes de desplazamiento y tiempo.
• Nuevas formas de trabajo que incrementan la productividad.

Normalización

Las normas ISO son el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, ya sea de una empresa de productos o de servicios. Dicho organismo se encuentra compuesto por los representantes de los cuerpos normativos nacionales. La función principal de la ISO es contribuir al fomento y desarrollo internacional de la normalización, para así facilitar el intercambio de todo tipo de productos, bienes y servicios mediante las herramientas tecnológicas y científicas en el campo administrativo, industrial y económico .

Formulario

Los formularios son documentos que pueden ser físicos o digitales que son realizados para que registrar datos importantes y puntuales tales como nombres, apellidos, direcciones, etc, para ser guardados y ser encontrados fácilmente a la hora de la necesidad de esa información. Los espacios en blanco que se encuentran en esos formularios deben ser llenados solamente con la información que se pide en dicho espacio, por ejemplo si el espacio dice NOMBRE, se espera que sea llenado con un nombre de alguien o algo, y así sucesivamente. Es una herramienta muy importante para las organizaciones ya que permite transportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos.

El uso de los formularios es el de guardar información importante en la base de datos para que cuando se necesite esta se pueda encontrar de manera rápida y precisa sin necesidad de el programa de Microsoft office ACCESS, Ya que un formulario es un programa independiente a Access para poder guardar información.

*Diseño de formularios: El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

Para eso deben seguirse los siguientes pasos:

*Encabezados, secciones de detalle y pies.

*Crear nuevo formulario con herramienta de diseño.

-Cuadro de herramientas.

-Lista de campos.
-Barra de herramientas formato.

-Propiedades cuadro de texto.

-Propiedades de etiqueta.

-Propiedades del formulario.

*Resultado del diseño final del formulario.

Consideraciones para la elaboración de formularios

Primero que nada para realizar un formulario debe investigarse muy bien la necesidad que este tiene para la organización además de que si hay otros formularios con el mismo objetivo, se debe elegir de forma determinada el tamaño de papel y letra adecuado para la situación a la hora de la impresión del mismo, vaciando así la información que llevará dicho formato.

Determinar los espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de los mismos, de acuerdo con los responsables de su llenado, ya sea digital o mano alzada, evitando así áreas libres y/o desperdicios de papel exceso de zonas sombreadas. Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por 3 meses para así determinar si el mismo ha trabajado de forma eficiente y ha alcanzado el objetivo general.

Control de los formularios

Para el buen control de los formularios las personas encargadas de ellos deben regirse por una serie de normas y procedimientos tanto para su elaboración como para su llenado, ya que estas herramientas son de gran uso para las organizaciones y que pueden llegar a manejar información muy importante para la misma, ya que hay informaciones que no pueden ser vistas por personas no calificadas, Dependiendo del objetivo y uso de los formularios, estos serán distribuidos, por ejemplo, pueden ser distribuidos por diferentes departamentos para que así tengan un buen almacenaje y orden a la hora de su utilización, esta distribución también deberá estar establecida en las normas que se hayan puesto, ademas de las normas de diseño que son para establecer como se van a hacer los formularios, color de letra, tamaño, etc.
Deben ser controlados de forma eficaz y eficiente puesto que son herramientas de uso frecuente e importante en las empresas para el funcionamiento de la misma.

Manuales administrativos

Los manuales de administración son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

-Ventajas de los manuales administrativos:

*Logra y mantiene un solido plan de organización.

*Facilita el estudio de los problemas de organización.

*Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

*Sirve como una guía en el adiestramiento de los novatos.

*Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

*Entre otras.

-Desventajas de los manuales administrativos:

*Hay compañías que se consideran muy pequeñas como para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

*Otras consideran que es muy caro, limitativo y tedioso para mantenerlo al día.

*Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.

*Incluye solamente aspectos formales de la organización, dejando a un lado los informales, cuya vigencia e importancia es notoria para la misma.

*Carece de utilidad.

*Entre otras.

-Se clasifican por:

*Su contenido:

*Por su ámbito:

Tipos

1) Manual de políticas: Es donde queda descrito y establecido todas las políticas de una institución, y cada una de ellas debe estar orientada hacia el objetivo primario de la organización.Son fundamentales para asegurar la uniformidad de acción de las instituciones. Se clasifican en 

*Manual general de políticas: Abarcan a toda la institución.

*Manual específico de políticas: se ocupan de una función operacional o una unidad administrativa en particular.

2)Manual de normas y procedimientos: Es aquel que describe de forma detallada y lógica las actividades de una organización señalando como, cuando, quien, donde y para que se realizan las actividades, Estos manuales contienen un conjunto de definiciones operacionales, señalando la secuencia lógica de las acciones o pasos a seguir para la consecución de bienes o servicios determinados, teniendo incluidos ilustraciones como fluxogramas y diagramas para la representación gráfica de la secuencia de actividades para hacerla más fácilmente comprensible.

3)Manual para especialistas: Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades y oficios para orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.

4)Manual del empleado: Contiene información de interés para los empleados nuevos que llegan a una empresa, sobre temas que hacen relación con la misma, que es entregado cuando es ingresado. Dichos temas pueden ser objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación, etc.

5) Manual de propósitos múltiples: Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.

Procedimientos generales para elaborar manuales administrativos

Para la elaboración de los manuales administrativos no existen normas universales, ni metodologías pre establecidas, solamente existen procedimientos lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:

*Recopilar la información que estará planteada en el manual.

*Interpretar y diseñar la información.

*Elaborar el manual.

*Aprobación y actualización permanente del manual.

Normas, políticas y procedimientos

Las normas son aquellas reglas o leyes que son creadas con el fin de que sean cumplidas por un grupo de individuos, con el objetivo de mantener el orden en un espacio determinado, como por ejemplo cualquier tipo de institución.

Tipos y clasificación de las normas

-Se clasifican en:

  

• Normas creadas: Surgen por iniciativa de la dirección, para orientar el criterio de los subordinados y deben poseer un algo grado de permanencia teniendo en cuanta la estabilidad, la cual es esencial para que se puede tener éxito en su objetivo. (Ejemplo normas de control interno). 
  
• Normas solicitadas:Son creadas con la finalidad de enfrentarse a un problema excepcional o problema determinado y debe haber tantas normas como sean necesarias para abarcar las condiciones que puedan preverse, pero no tan excesivas que produzcan confusión y no tenga sentido. Debe tenerse en cuenta que las normas deben basarse en hechos y en un criterio sólido y no deben ser simples reflejos personales.
• Normas impuestas: Son aquellas que por exigencias externas, son impuestas a la empresa, por ejemplo, leyes, decretos, sindicatos, etc. Y obliga a la dirección a incluirlas entre las normas de la empresa para que estén de acuerdo a las legislaciones.

Hay distintos tipos de normas según la fuente de donde surjan y las consecuencias que acarrean, 

*Normas sociales: Surgen espontáneamente y se ven día a día, ya que están basadas en la conducta de los individuos, y cuyo incumplimiento solo traerá el rechazo o burla social. Un ejemplo de una norma social es saludar cordialmente.

*Normas morales: Son establecidas por nuestra misma conciencia, la cual son basadas por los valores que cada persona tenga, y cuyo incumplimiento sera el remordimiento de conciencia.

*Normas jurídicas: Son aquellas que conforman el ordenamiento legal de un estado, y que son dictadas por órganos específicos del mismo, y que deben ser aplicadas por toda la población y cuyo incumplimiento tendrá una sanción o castigo. Estas normas deben estar escritas en un libro, por ejemplo la constitución.

*Normas religiosas: Son prescritas por la comunidad religiosa a la que cada persona pertenece y la sanción de ellas, es divina. Se dice que el manual de normas religioso es la biblia.

Procedimientos

Son normas u acciones que deben realizarse de la misma manera, para poder así tener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.

Características de los procedimientos

• No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.
• Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.
• Cubre un ciclo de acción.
• Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, facilitando así su aplicación continua y sistemática.
• Los pasos están descritos en secuencia lógica del tiempo.

Clasificación de los procedimientos

Descripción de los procedimientos

Es la presentación ordenada de los datos identificativos del procedimiento y las acciones secuenciales correspondientes. Estos son una relación de datos que deben estar incluidos en la descripción de un procedimiento administrativo:

• Nombre del procedimiento.
• Nombre de la dependencia.
• Código.
• Concepto.
• Objetivo.
• Base legal.
• Normas.
• Requisitos.
• Descripción.

Diseño de políticas

Organimetria

   Desde que la administración empresarial existe, los empresarios, dueños, y/o gerentes siempre han querido mantener de forma ordenada y eficiente los procesos tanto productivos, como contables en sus organizaciones. La organimetría  en sí es aquel conjunto de técnicas para representar las organizaciones y sus relaciones formales, la organimetria es parte fundamental del proceso de la administración , aquellas personas encargadas de motivar y dirigir al personal en una organización deben tomar decisiones muy importantes para el desarrollo de la empresa, ya que con un mal movimiento (error), implica un decaimiento inmediato, esta persona  debe tener un marco estable donde sus trabajadores se sientan motivado para trabajar de forma eficiente y tener buenos resultados en la productividad de la organización. El objetivo y utilidad de la organimetria es conocer de manera general y ordenada a la empresa,  también de forma superficial influye mucho ya sea en su posición en el mercado, tamaño y actividad que desarrolla. Cabe destacar que existen varios modelos de organigramas, ya que cada empresa tiene su propia estructura y tamaño, es decir que cada modelo en las empresas es único y totalmente diferente.

Tipos de organigramas

*Por su naturaleza: Se dividen en 3

*Por su finalidad: Se divide en 4 tipos de organigramas

*Por su ámbito: Se divide en dos grupos de organigramas.

*Por su contenido: Se divide en 3 grupos de organigramas

*Por su presentación o disposición gráfica: Se divide en 5 tipos de organigrama

Símbolos de mayor uso en un organigrama

Los criterios para la elaboración de un organigrama son:

• Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.
• Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.
• Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio en función de su objeto.
• Vigencia: para conservar su validez deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.
• Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la/s estructura/s en forma clara y comprensible.