Normalización

Las normas ISO son el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, ya sea de una empresa de productos o de servicios. Dicho organismo se encuentra compuesto por los representantes de los cuerpos normativos nacionales. La función principal de la ISO es contribuir al fomento y desarrollo internacional de la normalización, para así facilitar el intercambio de todo tipo de productos, bienes y servicios mediante las herramientas tecnológicas y científicas en el campo administrativo, industrial y económico .

Formulario

Los formularios son documentos que pueden ser físicos o digitales que son realizados para que registrar datos importantes y puntuales tales como nombres, apellidos, direcciones, etc, para ser guardados y ser encontrados fácilmente a la hora de la necesidad de esa información. Los espacios en blanco que se encuentran en esos formularios deben ser llenados solamente con la información que se pide en dicho espacio, por ejemplo si el espacio dice NOMBRE, se espera que sea llenado con un nombre de alguien o algo, y así sucesivamente. Es una herramienta muy importante para las organizaciones ya que permite transportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos.

El uso de los formularios es el de guardar información importante en la base de datos para que cuando se necesite esta se pueda encontrar de manera rápida y precisa sin necesidad de el programa de Microsoft office ACCESS, Ya que un formulario es un programa independiente a Access para poder guardar información.

*Diseño de formularios: El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

Para eso deben seguirse los siguientes pasos:

*Encabezados, secciones de detalle y pies.

*Crear nuevo formulario con herramienta de diseño.

-Cuadro de herramientas.

-Lista de campos.
-Barra de herramientas formato.

-Propiedades cuadro de texto.

-Propiedades de etiqueta.

-Propiedades del formulario.

*Resultado del diseño final del formulario.

Consideraciones para la elaboración de formularios

Primero que nada para realizar un formulario debe investigarse muy bien la necesidad que este tiene para la organización además de que si hay otros formularios con el mismo objetivo, se debe elegir de forma determinada el tamaño de papel y letra adecuado para la situación a la hora de la impresión del mismo, vaciando así la información que llevará dicho formato.

Determinar los espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de los mismos, de acuerdo con los responsables de su llenado, ya sea digital o mano alzada, evitando así áreas libres y/o desperdicios de papel exceso de zonas sombreadas. Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por 3 meses para así determinar si el mismo ha trabajado de forma eficiente y ha alcanzado el objetivo general.

Control de los formularios

Para el buen control de los formularios las personas encargadas de ellos deben regirse por una serie de normas y procedimientos tanto para su elaboración como para su llenado, ya que estas herramientas son de gran uso para las organizaciones y que pueden llegar a manejar información muy importante para la misma, ya que hay informaciones que no pueden ser vistas por personas no calificadas, Dependiendo del objetivo y uso de los formularios, estos serán distribuidos, por ejemplo, pueden ser distribuidos por diferentes departamentos para que así tengan un buen almacenaje y orden a la hora de su utilización, esta distribución también deberá estar establecida en las normas que se hayan puesto, ademas de las normas de diseño que son para establecer como se van a hacer los formularios, color de letra, tamaño, etc.
Deben ser controlados de forma eficaz y eficiente puesto que son herramientas de uso frecuente e importante en las empresas para el funcionamiento de la misma.

Manuales administrativos

Los manuales de administración son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

-Ventajas de los manuales administrativos:

*Logra y mantiene un solido plan de organización.

*Facilita el estudio de los problemas de organización.

*Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

*Sirve como una guía en el adiestramiento de los novatos.

*Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

*Entre otras.

-Desventajas de los manuales administrativos:

*Hay compañías que se consideran muy pequeñas como para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

*Otras consideran que es muy caro, limitativo y tedioso para mantenerlo al día.

*Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.

*Incluye solamente aspectos formales de la organización, dejando a un lado los informales, cuya vigencia e importancia es notoria para la misma.

*Carece de utilidad.

*Entre otras.

-Se clasifican por:

*Su contenido:

*Por su ámbito:

Tipos

1) Manual de políticas: Es donde queda descrito y establecido todas las políticas de una institución, y cada una de ellas debe estar orientada hacia el objetivo primario de la organización.Son fundamentales para asegurar la uniformidad de acción de las instituciones. Se clasifican en 

*Manual general de políticas: Abarcan a toda la institución.

*Manual específico de políticas: se ocupan de una función operacional o una unidad administrativa en particular.

2)Manual de normas y procedimientos: Es aquel que describe de forma detallada y lógica las actividades de una organización señalando como, cuando, quien, donde y para que se realizan las actividades, Estos manuales contienen un conjunto de definiciones operacionales, señalando la secuencia lógica de las acciones o pasos a seguir para la consecución de bienes o servicios determinados, teniendo incluidos ilustraciones como fluxogramas y diagramas para la representación gráfica de la secuencia de actividades para hacerla más fácilmente comprensible.

3)Manual para especialistas: Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades y oficios para orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.

4)Manual del empleado: Contiene información de interés para los empleados nuevos que llegan a una empresa, sobre temas que hacen relación con la misma, que es entregado cuando es ingresado. Dichos temas pueden ser objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación, etc.

5) Manual de propósitos múltiples: Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.

Procedimientos generales para elaborar manuales administrativos

Para la elaboración de los manuales administrativos no existen normas universales, ni metodologías pre establecidas, solamente existen procedimientos lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:

*Recopilar la información que estará planteada en el manual.

*Interpretar y diseñar la información.

*Elaborar el manual.

*Aprobación y actualización permanente del manual.